Neudefinition des Arbeitsplatzes

Neudefinition des digitalen Arbeitsplatzes

Der digitale Arbeitsplatz wird oft verwechselt mit einem Umschlagplatz für Hard- und Software. Damit Mitarbeitende wirklich mobil und damit überall arbeiten können, zählt allerdings mehr als das.

Wer von jedem Ort aus mit allen Programmen, Ordnern, Dateien und Dokumenten arbeiten möchte, muss die technologische Grundlage schaffen. Da ist die Hardware: Kolleginnen und Kollegen brauchen einen Laptop, Smartphones, Tablet-PCs. Hinzu kommt Software und deren Verwaltung; hier sind es vornehmlich vier Themen, die zählen:

Kollaboration
Alleine geht es nicht, ob im Büro, am heimischen Schreibtisch oder eben unterwegs. Deswegen sind die Möglichkeiten zur Kollaboration wesentlich. Dabei kommen Tools wie Microsoft Teams zum Einsatz. In ihnen werden Dokumente aus dem gesamten Ökosystem gemeinsam bearbeitet und geteilt, Termine per Anruf oder Videomeeting geplant und abgehalten. Für die Effizienz ist aber die Einstellung der Anwendenden entscheidend. Schulungen und Trainings helfen in der Veränderungssituation und erlauben allen Betroffenen eine gemeinsame Entwicklung.

Security
Wo private und öffentliche Netzwerke, da Angriffspunkte für Hacker, Viren und Co. Es ist also entscheidend, dass Unternehmen Sicherheitsmaßnahmen ergreifen, um die meist zentral abgelegten Daten von Kunden, Projekten, Mitarbeitenden und Systemen vor ihrem sicheren Ende zu schützen. Sogenannte „Zero Trust Frameworks“ erlauben es hierbei, das vom Faktor Mensch ausgehende Risiko zu minimieren, indem keinem Gerät vertraut und ein hoher Schutz für E-Mails, Dokumente und Daten errichtet wird. Dabei helfen zentrale Sicherheitsrichtlinien. Diese werden bspw. in Microsofts Azure Services hinterlegt.

Workspace Management
Nur weil Mitarbeitende sich an einem anderen Ort aufhalten, sind Admins nicht weniger gefragt, ihre Arbeitsplätze zu verwalten. Auch hier kommt wieder Technik zu Einsatz: Microsoft Intune, Matrix42 und diverse andere Lösungen erlauben es, Arbeitsplätze und -umgebungen einheitlich und bestenfalls automatisiert bereitzustellen. Einfachheit für Nutzerinnen und Nutzer ist dabei entscheidend: Sobald sie bereitgestellte Software eigenständig und unkompliziert erhalten und installieren können, wird Schatten-IT die Grundlage entzogen.

Applikations-Management
Was für die Umgebung gilt, gilt in gleichem Maße für Anwendungen: Mitarbeitende müssen und sollen überall auf dieselben Anwendungen zugreifen und diese problemlos nutzen können. Auch deren Weiterentwicklung im Sinne von Updates sowie Support sind wichtig. Wiederum greift die IT-Abteilung hierfür auf technologische Helfer und dabei bestenfalls auf einen hohen Automatisierungs- und Standardisierungsgrad zurück. Denn: Je einfacher und angenehmer die Wartung für alle, desto effizienter der Alltag, desto größer die Akzeptanz, desto nachhaltiger der Erfolg. Betrachtet werden müssen außerdem Aspekte wie DSGVO, Kosten, die effiziente Nutzung von Ressourcen und die Vermeidung von Mehrarbeit durch unnütze Systeme bzw. Anwendungen.

Stopp: Der Mensch zählt!
Also ist es doch alles Technik? Nein! Die wirkliche Grundlage erfolgreicher digitaler Arbeitsplätze ist menschlicher Natur. Denn sie funktionieren nur mit Menschen. Möchten Unternehmen also erfolgreich und Teams weiter als Teams agieren, ist der humanzentrische Ansatz unerlässlich. So ist Kollaborationssoftware zwar erforderlich. Wirklich wichtig ist aber, wie Mitarbeitende mit ihr umgehen. Unternehmen sind daher gut beraten, ein sogenanntes Zielbild sowie eine Collaboration-Strategie zu entwickeln, die langfristig plant und Nutzen stiftet.

Michael Franz
Team Lead Consulting, AppSphere AG

(Dieser Artikel ist erschienen im IHK-Wirtschaftsmagazin 06/21.)

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